Содержание автопарка

Содержание автопарка обходится далеко не так дорого, как думают многие руководители. Но низкие расходы не формируются сами собой – это вопрос оптимизации и эффективного управления. Именно неправильный подход к организации работы автопарка – причина, по которой большинство компаний переплачивают огромные суммы каждый месяц.

Расходы на топливо

Занимаясь оптимизацией затрат на содержание автопарка, нужно в первую очередь обратить внимание на расход топлива. Основных проблем три:

• Воровство. К сожалению, во многих компаниях руководство сталкивается с мошенничеством: водители предоставляют поддельные или купленные чеки, заправляются более дешевым топливом, сливают бензин для своих нужд и пр.
• Использование автомобилей в личных целях. Водитель может ездить по своим делам, подвозить знакомых или даже в рабочее время заниматься доставкой грузов за спиной у начальства.
• Чрезмерный расход топлива. Проблема может заключаться в неправильном выборе автомобилей или комплектующих, а также в неисправностях.

Оптимизацию затрат на содержание автопарка стоит начать с поиска утечек бюджета и решения найденных проблем.

Если есть подозрение на воровство денег или топлива, рекомендуем принять следующие меры:

• Установить специальный счетчик в бензобак или топливную магистраль. Система позволит определить время заправки, объем залитого топлива и другие данные. Благодаря этим данным можно не только проверить на честность персонал компании, но и узнать, кто именно из водителей занимается мошенничеством. Этот способ помогает с легкостью установить факт воровства, если сотрудник заправляет на деньги компании чужой транспорт или при заправке сливает часть топлива в канистру. Полученные доказательства можно использовать, если компания решит обратиться в суд для возмещения ущерба.
• Перейти от оплаты наличными к использованию топливных карт. Согласно статистике, такой шаг позволяет снизить затраты на содержание автопарка в среднем на 10-15%. Топливные карты позволяют отслеживать суммы, которые водитель тратит на заправку, частоту наполнения бака. Кроме того, они упрощают работу бухгалтерии. Наконец, благодаря топливным картам водителю не приходится возить с собой крупные суммы наличными, и это снижает риск похищения денег.

Многие руководители отказываются от подобных мер, полагая, что в их компании подобного мошенничества быть не может. К сожалению, в большинстве случаев они заблуждаются. Нередко в первый же месяц после начала оптимизации расходов на содержание автопарка с поиском утечек бюджета обнаруживаются факты слива или неправильного списания топлива. Иногда речь идет о мошенничестве в крупных масштабах. При этом, чем больше у организации машин и персонала, тем выше риск, что немалая часть средств, выделенных для содержания автопарка, уходит в карманы сотрудников.

Использование служебных машин в личных целях тоже можно исключить. Для этого в автомобиль монтируют датчики, которые позволяют определить, ездит водитель один или берет пассажиров, а также когда и сколько грузов он перевозит. Также для оптимизации затрат на содержание автопарка можно установить в машинах системы слежения ГЛОНАСС или GPS. Благодаря этому руководитель сможет отслеживать перемещение автомобилей в режиме реального времени и легко определять, ездят ли водители только по установленным маршрутам или используют служебный транспорт в личных целях.

Установка системы слежения открывает еще один способ оптимизации затрат на содержание автопарка. Речь идет об уменьшении зарплаты сотрудников. Если у водителей сдельная оплата труда, они могут приписывать себе дополнительные часы, помимо фактически отработанных. В результате к проблеме плохо организованного содержания автопарка нередко прибавляются слишком высокие затраты на оплату труда сотрудников. Отслеживая перемещение автомобилей, легко определить время в пути и выяснить, сколько работал каждый водитель в течение дня, недели, месяца. Если водитель в течение дня надолго оставляет машину и уходит отдыхать, чтобы вернуться в автопарк как можно позже и приписать себе сверхурочные, это тоже станет известно. При необходимости процесс можно автоматизировать – больше не придется проверять все данные, которые предоставляют сотрудники, достаточно будет положиться на сведения, выданные системой.

Наконец, особое внимание нужно уделить самим автомобилям. Нередко в рамках оптимизации расходов на содержание автопарка приходится определять, насколько удачно выбраны машины и не стоит ли заменить их более экономичными транспортными средствами с аналогичными характеристиками. Кроме того, повышенный расход топлива может быть связан с неисправностями. В числе сотрудников, которые участвуют в обслуживании и содержании автопарка, должны быть опытные механики. Их задача, помимо прочего, – определять изменения в расходе топлива, следить за состоянием машин, устранять имеющиеся неисправности и предотвращать возможные проблемы.

Затраты на техническое обслуживание

Техобслуживание нужно проводить регулярно. Оптимизация расходов на содержание автопарка вовсе не означает сокращение затрат по этому пункту. Напротив, важно позаботиться о том, чтобы замена жидкостей и расходных материалов проводилась своевременно, чтобы сотрудники компании покупали качественные запчасти и устраняли неисправности сразу после их появления, а также, чтобы неисправные автомобили не отправлялись в рейс.

Может показаться, что такие меры увеличивают расходы. В первые недели или месяцы так и бывает, ведь речь идет о работе на перспективу. Но люди, которые решают вопрос содержания автопарков профессионально, знают о плюсах этих мер:

• Регулярное техническое обслуживание и осмотр значительно снижают риск ДТП из-за неисправности автомобиля. Кроме того, машины практически не ломаются в пути, а значит, водители выполняют свою работу вовремя. Соблюдение сроков – преимущество, которое высоко ценят клиенты и партнеры по бизнесу. Именно поэтому хорошее обслуживание машин косвенно помогает укрепить репутацию фирмы и увеличить прибыль.
• Чем дольше механик тянет с заменой жидкости или неисправной детали, тем выше риск, что ремонт в итоге потребует намного больших затрат денег и времени, чем при своевременном техобслуживании. Нередко в итоге вместо одной запчасти приходится менять сразу несколько.

Нельзя забывать о человеческом факторе. Иногда запчасти машин изнашиваются намного быстрее, чем предполагалось, из-за неаккуратности и непрофессионализма водителей. Занимаясь оптимизацией расходов на содержание автопарка, нужно уделить особое внимание проверке персонала. В некоторых случаях увольнение некомпетентных, безответственных и недостаточно опытных механиков и водителей и подбор новых сотрудников позволяют значительно сократить затраты. Важно, чтобы проверкой персонала занимались не только работники из отдела кадров, но и специалисты, которые хорошо разбираются в области механики и вождения машин.

Особое внимание нужно уделить стоимости и качеству запчастей, масла, топлива, тормозной жидкости и пр. Проводя оптимизацию затрат на содержание автопарка, важно проследить за работой отдела закупок и понять:

• Есть ли способ сократить расходы? Не слишком ли дорогие материалы и запчасти заказывают сотрудники?
• Действительно ли речь идет о качественной продукции? Если некоторые запчасти выходят из строя слишком быстро, стоит найти аналоги более высокого качества, а не продолжать тратить деньги на слишком частый ремонт автомобилей.
• Насколько выгодные условия предлагают поставщики? В некоторых случаях для оптимизации затрат на содержание автопарка приходится пересматривать прежние контракты и соглашения или даже искать новых партнеров.

Такой анализ требует хорошего знания не только тонкостей технического обслуживания машин, но также актуальной ситуации на рынке. Если в вашем штате нет специалистов, способных справиться с такой работой, закажите оптимизацию расходов на содержание автопарка у нас.

Мы проведем полный комплекс работ, выясним, как можно снизить затраты, определим, куда уходят деньги компании, поможем остановить или предотвратить мошенничество персонала. Также специалисты дадут рекомендации по содержанию автопарка, актуальные именно для вас